PHI DATA

Beter managen van de strategie
Wie?
PHI DATA
Wat?

PHI DATA werd opgericht in 1981 en levert geavanceerde automatiserings- en optimalisatieoplossingen. PHI DATA is actief in diverse sectoren waaronder industrie, retail, logistiek, distributie, gezondheidszorg, financiële dienstverlening en nutsvoorzieningen.

Met een 45-tal mensen staan we in voor het ontwerp, de programmering, de implementatie en het onderhoud van projecten op maat van meer dan tweeduizend klanten”, zegt sales director Kurt Roothans. “Het gaat om complexe automatiseringen die hardware, software én diensten combineren.

De voordelen volgens PHI DATA

Beter managen van de strategie

Ook voor het management, dat niet altijd direct betrokken is bij de projecten, is Protime 360° een handige verslagtool. Bovendien kunnen we makkelijk nagaan of projecten wel passen binnen onze bedrijfsstrategie.

Betere communicatie, minder emails

De administratie is aanzienlijk afgenomen en de mailcommunicatie is sterk verminderd op alle niveaus.

Iedereen altijd up to date

Alles wordt centraal bewaard, waardoor iedereen makkelijk up-to-date informatie en de historiek van de verschillende projecten kan inkijken.

Gebruiksvriendelijk en flexibel

De uitrol nam enkele weken in beslag, en in de daaropvolgende maanden gebeurde de verdere finetuning. Al snel werd duidelijk dat alles zichzelf uitwees.

Efficiëntie en productiviteit werden aanzienlijk verhoogd.
Kurt Roothans, Commercieel Directeur

Uitdaging?

Omdat er steeds verschillende personen en processen bij betrokken zijn, leidden zulke projecten in het verleden vaak tot een stortvloed aan e-mailverkeer. Met als gevolg: een inefficiënte opvolging en een gebrek aan overzicht.”

“We wilden ook onze mensen en teams beter laten samenwerken en tijdverliezen reduceren”, zegt algemeen directeur Guy Couder. “Zo kwamen we al snel terecht bij Protime 360°, het collaboratieve platform dat medewerkers helpt om projecten en doelstellingen samen tot een goed einde te brengen.”

Kurt Roothans en Guy Couder
Kurt Roothans en Guy Couder

“Protime 360° wordt gebruikt door alle stakeholders die betrokken zijn bij de verschillende fases van onze projecten”, illustreert Kurt Roothans. “In het presalesstadium, bij de opstart, bij de implementatie, bij de oplevering, bij het onderhoud, …

Alle betrokkenen kunnen informatie en updates toevoegen, commentaren geven, bestanden met elkaar delen en gedane taken afvinken. Ook voor het management, dat niet altijd direct betrokken is bij de projecten, is Protime 360° een handige verslagtool.”

Het najagen van mails en informatie valt volledig weg

“Alles gebeurt in een transparante, gebruiksvriendelijke en flexibele omgeving”, bevestigt Guy Couder. “Elke betrokkene krijgt een actueel zicht op de stand van zaken. Er kunnen ook documenten - bijvoorbeeld rapporten van een salesgesprek of een survey - toegevoegd worden. Alles wordt centraal bewaard, waardoor iedereen makkelijk up-to-date informatie en de historiek van de verschillende projecten kan inkijken.”

Binnen PHI DATA is men het eens: Protime 360° heeft de efficiëntie en productiviteit er gevoelig opgekrikt. De administratie is aanzienlijk afgenomen en de mailcommunicatie is sterk verminderd op alle niveaus.

De administratie is aanzienlijk afgenomen en de mailcommunicatie is sterk verminderd op alle niveaus. “Het bewust omgaan met informatie wordt dankzij Protime 360° sterk gestimuleerd. Foutieve communicatie wordt nu vermeden.”

 

Kurt Roothans en Guy Couder
We kunnen makkelijk nagaan of projecten wel passen binnen onze bedrijfsstrategie.
Guy Couder, CEO

Snelle en vlotte uitrol

De implementatie verliep naar eigen zeggen snel en vlot. Kurt Roothans: “We hebben een ochtend rond de tafel gezeten met Protime om onze wensen te bespreken en de eerste lijnen uit te zetten. De uitrol nam enkele weken in beslag, en in de daaropvolgende maanden gebeurde de verdere finetuning. Protime heeft ons erg goed begeleid en ondersteund.

We kregen heel wat bruikbare tips, maar al snel werd duidelijk dat alles zichzelf uitwees.” De introductie van Protime 360° bleek bovendien een belangrijke testcase voor PHI DATA. “Het platform heeft ons geholpen met het in kaart brengen en in vraag stellen van onze processen”, legt Guy Couder uit. “Dat was enigszins confronterend. Bovendien kunnen we makkelijk nagaan of projecten wel passen binnen onze bedrijfsstrategie.”